با توجه به اینکه سال ۱۴۰۳ به‌عنوان یک سال کبیسه در تقویم شمسی شناخته می‌شود، به‌روزرسانی و آپدیت دستگاه حضور و غیاب برای سازمان و کسب و کارهای مختلف اهمیت دوچندانی پیدا کرده است. براساس تقویم شمسی، سال 1403 کبیسه بوده و ماه اسفند 30 روز است. اما برخی از دستگاه های حضور و غیاب، ماه اسفند سال 1403 را 29 روز محاسبه می‌نماید. جهت داشتن محاسبه و گزارش صحیح کارکرد پرسنل، لازم است بروزرسانی دستگاه حضور و غیاب حتما انجام شود.

پس اگر متوجه شدید دستگاه‌ حضور و غیاب شما، ، تاریخ ۳۰ اسفند 1403را در تقویم خود ندارد. حتما ضروری است دستگاه حضور و غیاب خود را آپدیت کنید. عدم آپدیت دستگاه حضور و غیاب برای سال کبیسه، می‌تواند تبعات جدی‌ برای شما به همراه داشته باشد؛ از جمله ثبت ناقص یا اشتباه تردد پرسنل، اختلال در گزارش‌گیری‌ها و خطا در محاسبه حقوق و دستمزد.

با این حال، ممکن است برای آپدیت دستگاه‌ حضور و غیاب خود دچار مشکلاتی مانند عدم دانش فنی مناسب، نداشتن دسترسی به فایل به‌روزرسانی دستگاه حضور و غیاب، محدودیت‌های فنی شوید. به شما پیشنهاد می کنیم اگر به هر دلیل نتوانستید دستگاه حضور و غیاب خود را آپدیت کنید، این مقاله را بخوانید تا از بروز اختلال در فرآیند منابع انسانی و محاسبه حقوق و دستمزد جلوگیری کنید.

آپدیت دستگاه حضور و غیاب چیست؟

به روزرسانی یا آپدیت دستگاه حضور و غیاب به معنای به‌ روزرسانی نرم ‌افزار یا سیستم‌ عامل دستگاه  حضور و غیاب برای رفع اشکالات، افزودن امکانات جدید، ارتقاء امنیت و بهبود عملکرد کلی است . به روز رسانی دستگاه حضور و غیاب نقش مهمی در تضمین دقت و پایداری دستگاه دارد.

آپدیت دستگاه حضور و غیاب سال کبیسه در مهرکیا:

مشترک عزیز، برای آپدیت تقویم سال کبیسه ی دستگاه حضور و غیاب خود،  می توانند بر اساس سریال و مدل دستگاه حضور و غیاب خود ، فایل آپدیت دستگاه حضور و غیاب از صفحه آپدیت تقویم سال کبیسه دانلود کنید و با مشاهده ی فایل راهنما، به روز رسانی دستگاه خود را انجام دهید.

نکته مهم: لطفا توجه داشته باشید فقط فایل مختص به سریال دستگاه حضور و غیاب خود را دانلود کنید، بدیهی است در غیر این صورت دستگاه دچار آسیب شده و مهرکیا هیچ مسئولیتی در قبال مشکلات احتمالی نخواهد داشت.

آپدیت تقویم 1404 دستگاه حضور و غیاب

آپدیت دستگاه حضور و غیاب چرا ضروری است؟

روش‌های آپدیت دستگاه حضور و غیاب

• از طریق فلش USB
  فایل آپدیت دستگاه حضور و غیاب را از وب ‌سایت یا پشتیبانی شرکت سازنده دریافت کرده، در فلش ریخته و به دستگاه متصل می‌کنید.
• از طریق شبکه LAN یا Wi-Fi
  برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب ، قابلیت آپدیت مستقیم از طریق شبکه داخلی یا اینترنت را دارند.
• با کمک نرم‌ا فزار مدیریت دستگاه
  با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت دستگاه حضور و غیاب مانند نرم افزار ویسمن می‌توانید آپدیت را روی دستگاه اجرا کنند.
• از طریق شرکت پشتیبان
  در مواردی که آپدیت دستگاه حضور و غیاب سخت و پیچیده است یا نیاز به تنظیمات خاص دارد، از طریق تماس با شرکت فروشنده یا پشتیبان دستگاه حضور و غیاب می توان آپدیت دستگاه را انجام داد.

سال کبیسه چیست؟

  هر سال شمسی حدود ۳۶۵٫۲۴۲۲ روز است، لذا هر چهار سال یک بار، باید یک روز اضافه شود تا تقویم با گردش واقعی زمین هماهنگ بماند.این روز اضافه به پایان سال افزوده می‌شود. در نتیجه ماه اسفند در سال کبیسه سی روز می باشد.

آپدیت دستگاه حضور و غیاب در سال کبیسه

در سال کبیسه مانند سال 1403 یکی از مشکلات خاصی که ممکن است در ثبت ساعات حضور و غیاب با دستگاه‌ حضور و غیاب رخ دهد، به اشکالات تقویمی و نرم ‌افزاری مربوط می‌شود. در ادامه به مهم‌ترین این مشکلات اشاره می‌کنم:

1. عدم پشتیبانی از 30 اسفند (در تقویم شمسی) یا 30فوریه (در تقویم میلادی)

اگر دستگاه‌ حضور و غیاب یا نرم‌ افزار حضور و غیاب که به‌روزرسانی یا آپدیت نشوند، ممکن است روز اضافی در سال کبیسه( 30 در ماه اسفند یا فوریه) را به ‌درستی شناسایی نکنند. در نتیجه:

• ثبت تردد پرسنل در آن روز انجام نمی‌شود.
• داده‌ های آن روز ممکن است حذف یا اشتباه ذخیره شود.
• امکان دارد برای کارمند، غیبت غیرموجه یا خطای محاسباتی ثبت شود.

2. مشکلات در محاسبه حقوق و مزایا

در صورت عدم شناسایی صحیح روز اضافی سال کبیسه، ممکن است نرم‌ افزارهای حقوق و دستمزد که وابسته به داده‌های دستگاه حضور و غیاب هستند:

• روز اضافه را در محاسبات لحاظ نکنند.
• اضافه‌کاری یا تأخیر را به‌درستی محاسبه نکنند.
• منجر به پرداخت نادرست حقوق شود.

3.ناسازگاری با نرم‌ افزارهای جانبی

اگر دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزارهای منابع انسانی، ERP یا سیستم حقوق و دستمزد متصل باشد، اختلاف در شناسایی تاریخ می‌تواند باعث:

• ناسازگاری بین داده‌های ثبت‌شده و تحلیل‌ها شود.
• ایجاد دوباره‌کاری در اصلاح و تطبیق گزارش‌ها گردد.

4. عدم به ‌روزرسانی زمان‌بندی اتوماتیک

در برخی سیستم‌ها، گزارش‌گیری‌ها یا رویدادهای زمان‌بندی‌شده (مانند پشتیبان‌گیری یا ارسال خودکار گزارش‌ها) ممکن است در 29 اسفند یا 29 فوریه اجرا نشوند، زیرا آن تاریخ را در برنامه ندارند.

عدم آپدیت دستگاه حضور و غیاب در سال کبیسه

اگر  دستگاه‌ حضور و غیاب در سال کبیسه آپدیت نشوند  ممکن است به دلیل مشکلات تقویمی و نرم ‌افزاری، نتوانند عملکرد صحیحی داشته باشند. در جدول زیر مهم‌ترین این مشکلات و توضیح آن‌ها آورده شده است:

آپدیت دستگاه حضور و غیاب در سال کبیسه :

آپدیت دستگاه حضور و غیاب در سال 1403 :

1. از دستگاه حضور و غیاب با خدمات پس از فروش و پشتیبانی مناسب که تقویم شمسی و میلادی را به‌روزرسانی و دقیق پشتیبانی می‌کنند استفاده کنید.
2. فایل راهنما و فایل به‌روزرسانی و آپدیت دستگاه حضور و غیاب را از طریق  وبسایت شرکت پشتیبان دستگاه حضور و غیاب دریافت کنید.
3. با آپدیت دستگاه حضور و غیاب ، با انجام تست و دریافت گزارش، از عملکرد صحیح دستگاه در سال کبیسه مطمین شوید.
4. در صورت عدم امکان آپدیت دستگاه حضور و غیاب، بایستی به صورت دستی، گزارش‌ را ثبت و اصلاح کرد.
5. در صورت عدم امکان آپدیت دستگاه و اصلاح گزارش، از طریق تماس و هماهنگی برای شرکت پشتیبان ارسال کنید.

چرا دستگاه حضور و غیاب آپدیت نمی شود

اگر برای به‌روزرسانی و آپدیت دستگاه حضور و غیاب با مشکل مواجه می‌شوید و دستگاه به‌ درستی آپدیت نمی‌شود. دلایل مختلفی می‌تواند باعث این مسئله شود که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

قدیمی بودن مدل دستگاه:

برخی از مدل‌های قدیمی دستگاه حضور و غیاب دیگر توسط شرکت سازنده پشتیبانی نمی‌شوند و فایل آپدیت مخصوص سال‌های جدید (مانند سال کبیسه ۱۴۰۳) برای آن‌ها ارائه نشده است.

عدم تطابق فایل آپدیت با مدل دستگاه:

اگر فایلی که برای بروزرسانی دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنید مربوط به مدل دیگری باشد، دستگاه نمی‌تواند آن را شناسایی یا نصب کند.

خرابی درگاه USB یا پورت شبکه:

اگر آپدیت دستگاه حضور و غیاب از طریق فلش مموری یا شبکه انجام شود، خرابی در این درگاه‌ها مانع اجرای موفقیت‌آمیز بروزرسانی خواهد شد.

عدم دسترسی به سطح ادمین دستگاه:

برخی دستگاه‌ها فقط با دسترسی مدیر یا پسورد سطح بالا امکان بروزرسانی دارند. در صورتی که این اطلاعات در دسترس نباشد، آپدیت انجام نمی‌شود.

مشکل در نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب:

نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب ممکن است به درستی با دستگاه حضور و غیاب ارتباط برقرار نکنند یا نسخه ناسازگار داشته باشند.

فایل آپدیت ناقص یا خراب است:

اگر فایل آپدیت از منبعی نامعتبر یا با خطا دانلود شده باشد، ممکن است در فرآیند نصب دچار مشکل شوید.

مشکل در تنظیمات تاریخ و زمان دستگاه:

در برخی موارد، اگر تاریخ دستگاه تنظیم نباشد یا از الگوی تقویمی اشتباه استفاده کند، آپدیت اجرا نمی‌شود.

توقف پشتیبانی برند سازنده:

برندهایی که دیگر فعالیت ندارند یا نمایندگی رسمی در کشور ندارند، فایل‌های بروزرسانی جدید منتشر نمی‌کنند و پشتیبانی نمی‌دهند.

راهکار مشکل آپدیت دستگاه حضور و غیاب چیست؟

1. بررسی دقیق مدل و سریال دستگاه حضور و غیاب و اطمینان از تطابق فایل آپدیت دستگاه حضور و غیاب با آن.
2. استفاده از فلش مموری سالم و فرمت‌شده یا بررسی شبکه داخلی سازمان توسط کارشناسان با دانش فنی مناسب..
3. تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات دستگاه حضور و غیاب و تماس با شرکت پشتیبان یا نماینده رسمی دستگاه.
4. در صورت قدیمی بودن دستگاه، بررسی امکان ارتقا به مدل جدید.

سوالات متعارف درباره آپدیت دستگاه حضور و غیاب

1.سوال: چرا باید دستگاه حضور و غیاب خود را آپدیت کنم؟

جواب: آپدیت دستگاه حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا مشکلاتی مانند عدم شناسایی تاریخ‌ها، خطاهای در محاسبه ساعات و حقوق، و مشکلات در گزارش‌گیری را برطرف کنید. همچنین، آپدیت‌های جدید امکانات جدید و امنیت بهتری به دستگاه می‌آورند.

2. سوال: چگونه متوجه شوم که دستگاه حضور و غیاب من نیاز به آپدیت دارد؟

جواب: اگر دستگاه نتایج اشتباه در ثبت ترددها، خطا در تاریخ‌گذاری یا عدم تطابق با تقویم جدید (مانند سال کبیسه) نشان می‌دهد، احتمالاً نیاز به آپدیت دارد.

3. سوال: آپدیت دستگاه حضور و غیاب چطور انجام می‌شود؟

جواب: آپدیت می‌تواند از طریق دانلود فایل آپدیت دستگاه حضور و غیاب، فلش USB، شبکه داخلی یا با استفاده از نرم‌ افزار مدیریت حضور و غیاب انجام شود. در برخی موارد، پشتیبانی فنی نیز می‌تواند کمک کند.

4.سوال: چرا دستگاه حضور و غیاب من تاریخ ۳۰ اسفند را شناسایی نمی‌کند؟

جواب: ممکن است دستگاه شما به‌روزرسانی نشده باشد و نتواند سال‌های کبیسه (مانند سال ۱۴۰۳) را به‌درستی شبیه‌سازی کند. در این صورت، باید فایل آپدیت مرتبط را نصب کنید.

5.سوال: آیا همه مدل‌های دستگاه حضور و غیاب نیاز به آپدیت دارند؟

جواب: خیر، برخی از مدل‌ها به‌طور خودکار بروزرسانی می‌شوند و برخی مدل‌های قدیمی‌تر به‌دلیل توقف پشتیبانی، آپدیت نمی‌شوند.

6. سوال: چه مشکلی پیش می‌آید اگر دستگاه حضور و غیاب را آپدیت نکنم؟

جواب: عدم آپدیت ممکن است منجر به ثبت نادرست تردد، خطا در محاسبات حقوق و دستمزد و عدم تطابق با تقویم شمسی سال کبیسه شود که می‌تواند به مشکلات حقوقی و مدیریتی منجر گردد.

7. سوال: چه مدت زمان می‌برد تا آپدیت دستگاه حضور و غیاب انجام شود؟

جواب: معمولاً زمان انجام آپدیت از چند دقیقه تا حداکثر نیم ساعت طول می‌کشد، بسته به روش آپدیت (فلش USB، شبکه، یا نرم‌افزار).

8. سوال: اگر دستگاه حضور و غیاب من آپدیت نمی‌شود، باید چه کار کنم؟

جواب: ابتدا فایل آپدیت دستگاه حضور و غیاب را به همراه فایل راهنمای آپدیت را دوباره بررسی کنید و در صورت نیاز، از پشتیبانی فنی دستگاه کمک بگیرید. همچنین، ممکن است دستگاه نیاز به تعمیر یا ارتقاء داشته باشد.

9.سوال: آیا آپدیت دستگاه حضور و غیاب باعث از دست رفتن اطلاعات قبلی می‌شود؟

جواب: معمولاً آپدیت دستگاه به هیچ عنوان منجر به از دست رفتن داده‌ها نمی‌شود، اما همیشه بهتر است قبل از انجام آپدیت، از اطلاعات موجود نسخه پشتیبان تهیه کنید.