کنترل تردد کارمندان در سازمان های بزرگی مانند هلدینگ ها از جمله چالش های مهمی است که مدیران با آن درگیر هستند. تصور کنید در یک هلدینگ با زیرمجموعه های مختلف و شعبه های متعدد، تعداد زیادی کارمند وجود دارد که هر روز از طریق دستگاه حضور و غیاب، ورود و خروج خود را ثبت می کنند. به منظور محاسبه میزان ساعات کاری، حقوق و دستمزد مرخصی و اضافه کاری و سایر اطلاعات مرتبط، ضرورت دارد اطلاعات دقیق حضور و غیاب کارمندان از دستگاه های حضور و غیاب در همه شیفت های کاری از همه شعبه های زیرمجموعه هلدینگ جمع آوری و ثبت شود لذا به یک سیستم کارآمد برای مدیریت و کنترل تردد کارمندان نیاز است.
یکی از بهترین راهکارها برای کنترل تردد کارمندان در هلدینگ ها، سیستم اکسس کنترل یا کنترل دسترسی است. سیستم اکسس کنترل با استفاده از تجهیزات سخت افزار و نرم افزاری همچون نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب، قفل برقی درب، دستگیره هوشمند، گیت کنترل تردد، راهبند و سایر وسایل تخصصی به مدیریت زمان و کنترل تردد کارمندان کمک میکنند.
فرایند کنترل تردد کارمندان در هلدینگ ها، با دو هدف اصلی مدیریت حضور و غیاب کارکنان در محیط کار و کنترل دسترسی پرسنل به انواع اماکن و تجهیزات درون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. در ادامه، به اهداف و راهکارهای کنترل تردد کارمندان و مزایای استفاده از سیستم کنترل دسترسی در کنترل تردد کارمندان در هلدینگها خواهیم پرداخت.
اهداف کنترل تردد کارمندان در هلدینگ ها:
- مدیریت زمان و بهره وری
مدیریت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان موجب می شود تا مدیران اجرایی هلدینگ بتوانند کارکرد کارکنان خود را بهتر اندازه گیری کنند و برای افزایش بهره وری نیروی انسانی، برنامهریزی مناسبی نمایند.
- افزایش امنیت هلدینگ
یکی از اهداف کلیدی سیستمهای کنترل تردد، مدیریت دسترسی افراد به بخشهای خاص در یک سازمان یا هلدینگ است. از طریق سیستم کنترل دسترسی یا اکسس کنترل، دسترسی کارمندان به نقاط حساس سازمان (مانند اتاقهای سرور، خزانهداری، انبار و غیره) را محدود و مدیریت کرد.
- دقت و صحت اطلاعات
کنترل تردد کارمندان توسط سیستم حضور و غیاب، موجب کاهش خطای انسانی و افزایش سرعت و دقت در فرآیندهای مهم مانند محاسبه ساعات کاری و حقوق و دستمزد میشود.
4.مدیریت منابع انسانی
با استفاده از دادههای ثبتشده توسط سیستمهای حضور و غیاب، هلدینگها میتوانند از فرآیندهای اتوماتیک برای مدیریت منابع انسانی و محاسبه حقوق، اضافه کاری، غیبت و مرخصی استفاده کنند.
5.تمرکز اطلاعات از شعبات مختلف:
کنترل تردد کارمندان در هلدینگ با چندین واحد و شعبه مختلف، از طریق سیستمهای حضور و غیاب امکان پذیر است. این سیستم ها اطلاعات تردد کارمندان را از تمام شعبات یا دستگاه های حضور و غیاب جمعآوری می کند و در قالب یک سیستم واحد، در دسترس مدیران قرار می دهد.
مراحل کنترل تردد کارمندان هلدینگ:
کنترل تردد پرسنل در ادارات و سازمان ها یکی از اجزای مهم در مدیریت منابع انسانی در هر سازمان و شرکتی می باشد. فرایند کنترل تردد کارمندان به عبارت ساده به مجموعه اقداماتی گفته میشود که با هدف ثبت، پیگیری و مدیریت ورود و خروج افراد به سازمان یا بخشهای مختلف آن صورت می پذیرد.فرایند اصلی کنترل تردد کارمندان به شرح زیر است:
- تعیین اهداف: در گام اول، اهداف اصلی خود را از کنترل تردد افراد را مشخص کنید. در سیستم کنترل ترد علاوه بر ثبت ساعات ورود و خروج ، میتوان به جنبههای امنیتی مانند کنترل دسترسی به بخشهای مختلف، نظارت بر تردد در سطوح مختلف سازمانی و مدیریت اطلاعات محرمانه نظارت داشت.
- انتخاب سیستم تردد: برای ثبت تردد کارمندان می توان از کارتهای مغناطیسی که بهطور مستقیم یا از طریق دستگاههای کارتخوان ثبت ورود و خروج میکنند استفاده کرد. البته سیستمهای بیومتریک مانند دستگاه تشخیص اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن چشم با توجه به دقت و امنیت بالاتر گزینه مناسبتری هستند. همچنین می توان برای کنترل تردد از گوشیهای هوشمند نیز استفاده کردترکیبی از چند روش امنیتی (مثلاً کارت و اثر انگشت) برای افزایش دقت.
- درج اطلاعات کارمندان: اطلاعات فردی کارمندان در سیستم کنترل تردد و دستگاه حضور و غیاب مرتبط ثبت میشود. این اطلاعات میتواند شامل نام، شماره پرسنلی، بخش یا دپارتمان، عنوان سازمانی و شیفت کاری باشد.
- تنظیم قوانین و مقررات: علاوه بر تعیین ساعات ورود و خروج برای کارمندان، می توان مشخص کرد در چه ساعات یا در چه شرایطی ورود یا خروج افراد ممکن است ممنوع باشد. همچنین با تعیین قوانین، دسترسی کارمندان را بر اساس شیفت های کاری و سلسله مراتب سازمانی به بخشهای خاص از هلدینگ را محدود و کنترل کرد.
- تحلیل داده تردد کارمندان: با کمک نرم افزارهای کنترل تردد، می توانیم گزارشها و تحلیلهای مختلفی از ساعات تردد و دیگر پارامترهای مرتبط دریافت کرد. با ثبت اطلاعات تردد، این داده ها را می توان به گزارش هایی تبدیل کرد که برای محاسبه حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی و تصمیم گیری های مدیریتی به کار میروند.
راهکارهای کنترل تردد کارمندان هلدینگ:
به دلیل حجم زیاد تردد کارمندان یک هلدینگ که می تواند شامل چندین واحد، شعبه یا سازمان در نواحی مختلف باشد، کنترل تردد کارمندان نیاز به راهکارهای جامع و کارآمد دارد. عدم کنترل صحیح تردد کارمندان می تواند منجر به مشکلاتی همچون سوءاستفاده از ساعات کاری، نقص در امنیت و ایجاد اختلال در برنامههای عملیاتی شود. لذا، به کارگیری راهکارهای متنوع و پیشرفته در زمینه کنترل تردد کارمندان در هلدینگ ها ضروری است. در ادامه، برخی از راهکارهای مهم برای کنترل تردد کارمندان در هلدینگها اشاره می کنیم.
1. سیستم حضور و غیاب دیجیتال
با توجه به حجم بالای تردد در هلدینگ ها، استفاده از سیستم های حضور و غیاب دیجیتال از جمله راهکارهای موثر برای کنترل تردد کارمندان است. سیستم های حضور و غیاب به صورت خودکار و بدون دخالت عوامل انسانی، زمان ورود و خروج کارمندان را ثبت و ذخیره میکنند.
استفاده از سیستم حضور و غیاب دیجیتال برای کنترل تردد کارمندان در هلدینگ هایی که چندین شعبه یا واحد مختلف دارند، ضروری است. در سیستم سخت افزاری و نرم افزاری حضور و غیاب، اطلاعات بهطور خودکار و با دقت بالا ثبت میشود و امکان دریافت گزارشهای دقیق و آنی از تردد کارمندان وجود دارد. همچنین حذف محاسبات دستی و ثبت خودکار ساعات کاری منجر به کاهش هزینه ها و افزایش بهبود بهره وری سازمان می شود.
2. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
استفاده از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک یک راهکار مناسب برای ثبت و کنترل تردد کارمندان در هلدینگ می باشد. دستگاه های بیومتریک از ویژگیهای منحصر به فرد بدن انسان برای شناسایی افراد استفاده میکنند. مهمترین روش تشخیص شناسایی افراد در دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک شامل اثر انگشت، تشخیص چهره و شناسایی عنبیه چشم یا ترکیبی هستند.
دستگاههای بیومتریک برخلاف روشهای سنتی احتمال تقلب و سوءاستفاده را به حداقل میرسانند و دقت بالایی دارند. با توجه به این که ممکن است در یک هلدینگ، کارمندان در شعبات مختلف حضور داشته باشند و یا به چند بخش مختلف دسترسی داشته باشند، استفاده از دستگاه بیومتریکی ترکیبی میتواند کنترل دقیقی را از تردد کارمندان را فراهم کند.
3. نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب
در هلدینگ ها که شامل چندین دستگاه حضور و غیاب ، شعبه یا واحد مختلف هستند، نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب نقش بسیار مهمی ایفا میکند. این نرم افزار به مدیران این امکان را میدهند که همه دادههای مربوط به تردد کارمندان از تمامی دستگاه های حضور و غیاب در شعب مختلف را در یک سیستم متمرکز جمع آوری و مشاهده کنند.
نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب علاوه بر ثبت اطلاعات ورود و خروج، امکان تحلیل و گزارشگیری از تردد کارمندان هلدینگ را نیز فراهم میکنند. همچنین، این نرم افزار قابلیت انتقال داده ها به سیستمهای حضور و غیاب و حقوق و دستمزد، برای محاسبه ساعات کاری، حقوق و دستمزد ، اضافه کاری و مرخصی را نیز ارائه می دهد.
4.سیستم اکسس کنترل کارمندان
هدف از سیستم های اکسس کنترل یا کنترل تردد، محدود کردن دسترسی کارمندان به بخشهای حساس یا مهم یک هلدینگ یا سازمان می باشد. سیستم اکسس کنترل اجازه میدهد تا فقط کارمندانی که مجوز دسترسی به بخش خاصی دارند، بتوانند وارد آن شوند. بهعنوان مثال، در هلدینگهایی که دارای واحدهای مالی، امنیتی یا مدیریت هستند، میتوان از سیستم اکسس کنترل برای محدود کردن دسترسی افراد استفاده کرد. سیستمهای اکسس کنترل می تواند شامل ترکیبی از انواع دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک (اثر انگشت یا تشخیص چهره) ، گیت تردد، قفل الکترونیکی و …باشد.
5.نظارت و گزارشدهی آنی
یکی از نکات مهم در کنترل تردد کارمندان در هلدینگ ها، وجود سیستم نظارتی و گزارشدهی بهصورت آنی و لحظه ای است. این سیستم نظارتی تحت قالب نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب به مدیران هلدینگ اجازه میدهند تا به صورت لحظه ای بتوانند وضعیت تردد کارمندان را مشاهده کنند و در صورت بروز هرگونه خطا یا مغایرت، فوراً اقدام کنند. این گزارشهای لحظه ای میتوانند شامل کنترل تردد یا کنترل دسترسی کارمندان به بخش های مختلف هلدینگ باشند. همچنین با توجه به حجم زیاد دادهها از تردد کارمندان هلدینگ، امکان تجزیه و تحلیل این دادهها بهویژه در سطح کلان، با این راهکار وجود دارد.
بهترین راهکار کنترل تردد کارمندان هلدینگ
کنترل تردد کارمندان در سازمانها و هلدینگ های بزرگ، یکی از چالش های مهم مدیریتی است که نیاز به راهکارهای دقیق و مؤثر دارد. از آنجا که مدیریت تردد در محیطهای کاری با حجم بالای کارکنان، شعب و بخشهای مختلف، میتواند بسیار پیچیده و زمانبر باشد، اتخاذ راهکار مناسب برای کنترل تردد کارمندان در هلدینگها بر اساس نیازهای خاص سازمان، نوع فعالیت و حجم تردد انتخاب می شوند. انتخاب راهکارهای مناسب برای کنترل تردد، نیازمند تحلیل دقیق و شناخت کاملی از محیط و نیازهای مختلف سازمانها و شرکتها است.
استفاده از سیستمهای دیجیتال حضور و غیاب، دستگاه های بیومتریک، نرم افزارهای یکپارچه و سیستم های گزارشدهی ، بهطور همزمان میتوانند به هلدینگها کمک کند تا تردد کارمندان را بهصورت دقیق، امن و موثر مدیریت کند. لازم به ذکر است که برای اجرای بهتر راهکارها، بهتر است از سیستمهای متمرکز اکسس کنترل و یا کنترل تردد هوشمند استفاده شود که قابلیت ارتباط با یکدیگر و جمعآوری، تحلیل و ارائه اطلاعات به صورت دقیق و سریع را دارند.
استفاده از سیستمهای حضور و غیاب و اکسس کنترل به عنوان دو ابزار کلیدی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی کارمندان هلدینگ بسیار اهمیت دارد. این سیستمها نه تنها به تسهیل مدیریت زمان و منابع انسانی کمک میکنند، بلکه به حفظ امنیت در سازمان نیز کمک شایانی مینمایند:
- سیستم حضور و غیاب: منظور از سیستم حضور و غیاب، فرآیندی است که به وسیله آن زمان ورود و خروج کارمندان ثبت و مدیریت میشود. این سیستمها معمولاً برای نظارت بر ساعات کاری، غیبتها، اضافهکاریها و مدیریت مرخصی ها استفاده میشوند. در یک هلدینگ با واحدهای مختلف، سیستم حضور و غیاب میتوانند علاوه بر ثبت تردد کارمندان، اطلاعات دقیقتری از حضور و غیاب در دسترس مدیران قرار دهد.
- سیستم اکسس کنترل: سیستمهای اکسس کنترل بهمنظور مدیریت دسترسی کارمندان به بخشهای مختلف سازمان به کار میروند. این سیستم به مدیران اجازه میدهند که مشخص کنند کدام کارکنان اجازه دارند وارد بخش خاصی از هلدینگ شوند یا نشوند. این سیستمها میتوانند در بخشهای مختلف سازمانی همچون اتاقهای سرور، انبارها، اتاقهای جلسه و دیگر نقاط حساس نصب شوند تا امنیت به بالاترین حد ممکن برسد.
در سیستم اکسس کنترل تنها افراد مجاز میتوانند به بخشهای خاص دسترسی پیدا کنند همچنین میتوان دسترسیها را برای هر کارمند هلدینگ بهصورت اختصاصی تنظیم کرد علاوه بر این امکان دریافت گزارش در لحظه از اینکه چه کسی و چه زمانی وارد یا خارج شده است وجود دارد.
- سیستم ترکیبی: در هلدینگها که مدیریت تردد کارمندان در چندین واحد مختلف بهطور همزمان ضروری است، استفاده از ترکیب سیستمهای حضور و غیاب و اکسس کنترل میتواند به بهینهترین شکل ممکن این نیازها را برآورده سازد. به عنوان مثال، یک سیستم ترکیبی میتواند هم ورود و خروج کارمندان را ثبت کند و هم دسترسی آنها به بخشهای خاص را کنترل نماید. در این ترکیب، مدیران میتوانند گزارشهای دقیقی از ساعات کاری، حضور در بخشهای خاص و همچنین امنیت ساختمانها دریافت کنند.
بر همین اساس، سیستمهای مدیریت دستگاه حضور و غیاب و اکسس کنترل هوشمند، بهترین راهکار کنترل تردد کارمندان هلدینگ ها و سازمان های بزرگ هستند. با انتخاب سیستم های مناسب کنترل تردد و اکسس کنترل، میتوان علاوه بر ثبت دقیق زمان تردد، امنیت ساختمانها و بخشهای حساس را تأمین کرد. استفاده از سیستمهای بیومتریک و ترکیب آنها با سیستمهای کنترل تردد میتواند به ایجاد یک محیط کاری امن و کارآمد کمک کند. در نتیجه، پیادهسازی این سیستمها در هلدینگها میتواند موجب کاهش هزینهها، بهبود مدیریت منابع انسانی و افزایش بهرهوری سازمان شود.
نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب در هر سازمانی برای مدیریت و کنترل تردد و حضور و غیاب کارکنان است. استفاده از نرمافزارهای مدیریت دستگاههای حضور و غیاب و اکسس کنترل برای هلدینگها نه تنها به معنای افزایش دقت و امنیت در مدیریت تردد و منابع انسانی است، بلکه به مدیران کمک میکند تا فرآیندهای مدیریتی را سادهتر، سریعتر و بهینهتر انجام دهند. این ابزارها از جمله راهکارهای ضروری برای سازمانهایی با تعداد زیاد کارمند و شعبههای متعدد هستند و میتوانند نقش بهسزایی در بهبود بهرهوری و کاهش هزینهها ایفا کنند.
نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب مهر اکسس:
نرم افزار مهر اکسس (مدیریت دستگاه حضور و غیاب) محصول شرکت مهرکیا در واقع یکی از نرم افزارهای متنوع سیستم کنترل تردد موجود در بازار است که برای برنامه ریزی دستگاه های اکسس کنترل و به منظور نظارت بر ورود و خروج و تردد کارکنان به اماکن خاص در ادارات و سازمان ها طراحی و پیاده سازی شده است. این نرم افزار از نسل جدید سیستم های اکسس کنترل مبتنی بر شبکه و تجهیزات بیومتریک می باشد.
نرم افزار اکسس کنترل ویسمن (مدیریت دستگاه) حضور و غیاب ویسمن، کنترل و مدیریت هوشمند سخت افزارهای مختلف حضور و غیاب را بر عهده دارد (سخت افزارهایی که از طریق یک بستر شبکه به هم متصل شده اند) این کنترل پیوسته و یکپارچه، امنیت سازمانها را تأمین میکند و سطح دسترسی کارکنان را مدیریت میکند.نرم افزار اکسس کنترل (Access control) یا کنترل تردد ویسمن زیر ساختی را فراهم میکند تا شما بتوانید برای دستگاههای مختلفی که در یک شبکه به هم متصل شده اند،
شرکت مهرکیا تمامی دستگاه های حضور و غیاب خود را با یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان عرضه مینماید که یک سال پشتیبانی رایگان نیز دارد. نرم افزاری که به شما به صورت رایگان میدهیم، نرم افزار حضور و غیاب ویسمن است. با درخواست شما این نرم افزار قابلیت ارتقا را نیز دارد و به یک نرم افزار حقوق و دستمزد هم تبدیل خواهد شد.
در سایت مهرکیا، امکان خرید آنلاین انواع دستگاه حضور و غیاب از برندهای معتبر مانند ZKTeco، Suprema، Virdiو Timy فراهم است. مهرکیا علاوه بر دستگاه حضور و غیاب، انواع دستگیره هوشمند، راکت بازرسی بدنی و گیت کنترل تردد را نیز به فروش میرساند. این تجهیزات با کیفیت بالا و کارایی عالی، به شما کمک میکنند تا امنیت و کنترل تردد در محیطهای کاری و سازمانی خود را بهبود بخشید.برای خرید دستگاه حضور و غیاب، ابتدا نیازهای کسب و کارتان مانند تعداد کارمندان و نوع تکنولوژی مورد نظر را مشخص کنید. برای انتخاب دقیقتر، میتوانید با مهرکیا تماس بگیرید و از مشاوره رایگان ما بهرهمند شوید.