در بسیاری از کسب و کارها، کنترل تردد پرسنل به عنوان یکی از جنبه‌های مهم مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته میشود. مدیران و مسئولان سازمان‌ها به دنبال راهکارهایی جهت بهبود کنترل تردد پرسنل در سازمان‌های خود هستند. با اجرای راهکارهای مناسب، سازمان‌ها میتوانند به بهره وری و کارآیی بیشتری دست یابند و به موفقیت در عرصه کسب و کار دست پیدا کنند.
کنترل تردد پرسنل چیست؟
کنترل تردد پرسنل، یکی از جنبه‌های حیاتی مدیریت منابع انسانی و ایجاد امنیت در محیط کار می‌باشد. این فرآیند، به منظور اطمینان از حضور و غیاب کارکنان در محیط کار و کنترل دسترسی‌ها به انواع اماکن و تجهیزات مورد استفاده قرار میگیرد. کنترل تردد پرسنل، از تجهیزاتی همچون قفل برقی درب، دستگیره‌های هوشمند، اکسس کنترل، گیت تردد، راهبند و سایر وسایل تخصصی بهره می‌برد.
برای کسانی که علاقه مندند اطلاعات بیشتری در مورد سیستم کنترل دسترسی هوشمند درک کنند، ما در مقاله تحولات اخیر در فناوری اکسس کنترل هوشمند توضیحات بیشتری برای شما قرار داده ایم.
راهکارهای کنترل حضور و غیاب پرسنل
کنترل تردد پرسنل به عنوان یک جزء بسیار حیاتی در مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد.
یکی از راهکارهای اساسی در این زمینه، استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب اتوماتیک می‌باشد. این سیستم‌ها با استفاده از تکنولوژی‌های مدرن نظیر تشخیص اثر انگشت، کارت‌های هوش مصنوعی و حتی تشخیص چهره، کنترل تردد پرسنل را به شکلی دقیق و موثر انجام میدهند. این روش از دقت بالا، سرعت زیاد و امکانات گزارش دهی جهت مدیریت بهتر حضور و غیاب بهره بری می‌کند.
علاوه بر این، سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب میتوانند با تطبیق مقررات کاری شرکت و تعداد پرسنل، به گونه‌ای تنظیم شوند که به صورت اختیاری تعیین کنندگان میزان دسترسی و حق دسترسی به اطلاعات حضور و غیاب پرسنل باشند.
راهکار حضور و غیاب پرسنل در شرکتهای کوچک
در شرکت‌ها و سازمانهایی که کوچک هستند، نیازی به خرید سیستم‌های پیشرفته به چشم نمی‌خورد.
دو راهکار برای حضور وغیاب شرکتهای کوچک وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
- دستگاه‌های حضور و غیاب مجهز به نرم افزارهای حضور و غیاب رایگان: این دستگاه‌ها از تکنولوژی‌های مدرن بهره می‌برند و قابلیت ثبت و ذخیره اطلاعات حضور و غیاب پرسنل را دارند. به این ترتیب، اطلاعات دقیقی از ترددها و حضور پرسنل به دست می‌آید و کنترل بهتری بر روی فعالیت‌ها و پروژه‌ها امکان‌پذیر میشود.
- سیستم حضور غیاب آنلاین با استفاده از تلفن همراه: این سیستم‌ها به پرسنل اجازه میدهند تا از راه دور و به صورت آنلاین وارد سیستم حضور و غیاب شوند. این امکان باعث آسانی در ثبت تردد و همچنین کاهش احتمال تأخیرهای مرتبط با حضور و غیاب میشود.
دستگاه حضور و غیاب
در صورتی که تعداد پرسنل شرکت کمتر از ۲۰۰نفر باشد، استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای کنترل تردد پرسنل میتواند گزینه‌ای مناسب باشد. این دستگاه با امکاناتی که در اختیار شما قرار میدهد، به شما این امکان را میدهد تا به راحتی شیفت‌های ورود و خروج کارکنان را ثبت کنید و ترددهای آنها را کنترل کنید.
دستگاه حضور و غیاب نه تنها به شما این امکان را میدهد که ترددهای کارکنان را به دقت ثبت کنید بلکه با اتصال به یک نرم‌افزار حضور و غیاب حقوق و دستمزد، می‌توانید اطلاعات دقیق‌تری در مورد کارکنان و پرسنل شرکت خود داشته باشید. این نرم‌افزار به شما این امکان را میدهد که پیگیری دقیقی از ساعات کاری، مرخصی، ماموریت‌ها و حقوق و دستمزد کارکنان داشته باشید.
برای اینکه بیشتر با انواع دستگاه های حضور و غیاب آشنا شوید به شما پیشنهاد میکنم مقاله انواع دستگاه های حضور وغیاب را بررسی کنید.
حضور و غیاب با موبایل
یکی از راهکارهای مدرن و ارزان قیمت برای کنترل ورود و خروج پرسنل در شرکتهای کوچک و متوسط، استفاده از سیستم حضور و غیاب با موبایل می‌باشد.
مزیت های استفاده از سیستم حضور و غیاب با موبایل
- بهبود مدیریت تردد پرسنل
- حداقل کردن هزینه‌های سخت افزاری عدم نیاز به ساعت زنی
- امکان استفاده از اتصالات Wi-Fi
- قابلیت ثبت تردد با استفاده از لوکیشن GPS
در این روش، یک دستگاه بیسیم مخصوص نصب میشود که به این دستگاه تردد پرسنل اعلام میشود. هر کارمند باید اپلیکیشن مخصوصی را بر روی گوشی همراه خود نصب کند. این اپلیکیشن به وسیله‌ی کارمندان استفاده میشود تا تردد خود را به صورت آنلاین ثبت کنند.
راهکار حضور و غیاب پرسنل در شرکتهای بزرگ
در شرکتهایی که پرسنل آنها به تعداد زیادی و با شیفت‌های متفاوت در حال کار می‌باشند، مدیریت حضور و غیاب پرسنل به یک مسئله چالش برانگیز تبدیل میشود. به منظور افزایش بهره وری و کنترل دقیق تردد پرسنل، ایجاد یک دفتر مرکزی برای مدیریت این امور اساسی است.
یکی از راهکارهای موثر برای کنترل تردد پرسنل در این نوع سازمان ها، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب تحت وب است که در ادامه به بررسی ویژگی‌های این دستگاه خواهیم پرداخت.
- ثبت تردد کارکنان را به دقت و ارسال به سرور مرکزی
- دارا بودن پورتهای مخصوصی جهت اتصال به شبکه
- دارای وب سرور (ارسال خودکار تردد پرسنل را به سرور مرکزی )
- امکان مشاهده و کنترل تردد پرسنل برای مدیران
استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب تحت وب به شرکتهای بزرگ کمک می‌کند تا عملکرد پرسنل را بهبود بخشند و همچنین به صورت دقیق و مداوم تردد آنها را کنترل کنند. کنترل تردد پرسنل از اهمیت بسیاری برخوردار است و با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب تحت وب، این مهم به بهترین شکل ممکن انجام میشود.
در نهایت برای دسترسی بهتر به همه قابلیت‌ها برای کنترل تردد کارکنان و بازیابی رمز دستگاه می‌توانید از نرم‌افزار ویسمن استفاده کنید.