مدیریت منابع انسانی یکی از عملیاتیترین فعالیتهایی است که در اجرای یک کسب و کار نیاز به منابع زیادی دارد. مدیران در یک شرکت بسیاری از وظایف و فعالیتها را انجام میدهند، اما یکی از خستهکنندهترین آنها مدیریت زمان و حضور و غیاب است. بسیاری از سازمانها هنوز بر روی سیستمهای دستی برای ثبت زمان و حضور و غیاب حسابرسی میکنند بدون اینکه هزینه و تکرار چنین سیستمهایی را درک کنند.
ثبت دستی حضور و غیاب به چالشهای زیادی منجر میشود. وارد کردن دستی زمان زمانبر است، اما همچنین غیرکارآمد و قدیمی است. همیشه خطر خطای انسانی وجود دارد و کارمندان به راحتی میتوانند دزدی زمان را انجام دهند. دستگاه حضور و غیاب هوشمند به سازمانها کمک میکنند تا دقت و کارایی ثبتها را بهبود بخشند.
۱. افزایش بهرهوری
مدیران زمان زیادی را صرف پیگیری ورود و خروج کارکنان میکنند. با استفاده از سیستمهای حضور و غیاب خودکار، این فرآیند سادهتر شده و مدیران میتوانند وقت خود را صرف استراتژیهای بهبود بهرهوری کنند. این سیستمها به ثبت، نظارت و بهروزرسانی اطلاعات کارکنان در بخش حقوق و دستمزد کمک میکنند و بهرهوری تیمها را افزایش میدهند.
۲. دقت قابل اعتماد
خطاهای کمتر و دقت بیشتر از مزایای اصلی سیستمهای حضور و غیاب خودکار هستند. طبق یک نظرسنجی از گروه Axsium، شرکتها سالانه حدود ۱۶۰۰ دلار بهازای هر کارمند به دلیل خطاهای انسانی در مدیریت حضور و غیاب از دست میدهند. سیستمهای خودکار مانند Truein میتوانند دادههای کارکنان را در زمان واقعی با دقت بالا جمعآوری کنند و خدمات برنامهریزی و مدیریت اضافهکاری را ارائه دهند.
۳. صرفه جویی در زمان و هزینه
سیستمهای حضور و غیاب خودکار نهتنها زمان را صرفهجویی میکنند بلکه به کاهش هزینهها نیز کمک میکنند. با داشتن دادههای دقیق درباره اضافهکاری، مرخصیها و شیفتها، میتوانید فقط برای ساعاتی که کارکنان واقعاً کار کردهاند، پرداخت انجام دهید. این سیستمها از سرقت زمان جلوگیری کرده و بهرهوری را افزایش میدهند.
۴. مدیریت بهتر شیفتها توسط منابع انسانی
برنامهریزی شیفتها برای حفظ برنامه کاری ۲۴/۷ بدون خستگی کارکنان ضروری است. سیستمهای حضور و غیاب خودکار امکان برنامهریزی شیفتها را فراهم میکنند و مدیران میتوانند بر اساس تحلیلها و گزارشها شیفتها را برنامهریزی کنند تا از کمبود نیروی انسانی جلوگیری شود.
۵. افزایش رضایت کارکنان با جلوگیری از خطاهای حقوق و دستمزد
پرداخت دقیق حقوق یکی از انگیزههای اصلی کارکنان است. خطاهای حقوق و دستمزد میتواند منجر به نارضایتی شود. سیستمهای حضور و غیاب خودکار به جلوگیری از چنین خطاهایی کمک میکنند و امکان پیگیری دقیق ساعات کاری را برای کارفرمایان و کارکنان فراهم میکنند.
۶. طراحی شده برای نیروی کار قراردادی و توزیعشده
شرکتهایی که تیمهای توزیعشده و کارکنان قراردادی دارند، میتوانند از سیستمهای حضور و غیاب خودکار بهرهمند شوند. این سیستمها امکان تفکیک کارکنان بر اساس نوع استخدام را فراهم میکنند و مدیران میتوانند سیاستهای مربوط به کارکنان توزیعشده و قراردادی را در سیستم لحاظ کنند.
۷. امنیت بهتر نسبت به سیستمهای دستی
سیستمهای حضور و غیاب خودکار به امنیت کلی محل کار کمک میکنند. این سیستمها میتوانند بهطور یکپارچه با راهحلهای حقوق و دستمزد موجود ادغام شوند و به شناسایی سرقت زمان و سایر انواع تقلبهای کارکنان کمک کنند. همچنین، این سیستمها از رمزگذاری برای ذخیرهسازی دادههای کارکنان استفاده میکنند که از سرقت هویت جلوگیری میکند.
۸. مدیریت آسانتر نسبت به سیستمهای دستی
سیستمهای حضور و غیاب خودکار معمولاً مبتنی بر ابر هستند که آنها را در سطح عملیاتی غیرمتمرکز اما در سطح مدیریت متمرکز میکند. این ویژگی باعث میشود نصب و استفاده از آنها ساده باشد و کارکنان برای ثبت حضور نیازی به انجام کارهای پیچیده نداشته باشند./
