دستگاه حضور و غیاب چگونه کار میکند؟ (نحوه ثبت و تخلیه اطلاعات)

در مجموعه‌های مختلف و به ویژه در شرکت‌های بزرگ، استفاده مکرر از تخلیه اطلاعات بیانگر اهمیت و نقش برجسته‌ای است که دستگاه‌های ثبت ورود و خروج در آن‌ها دارند. این ابزارهای اساسی به اشکال گوناگونی نظیر کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره و سایر روش‌ها، حضوری قوی وجود دارند. برای بهره‌برداری بهینه از این دستگاه‌ها، حتی در سازمان‌های کوچک با تعداد کمی پرسنل، توصیه می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب از تنوع بالایی برخوردار هستند که آشنایی با آن‌ها ضروری است. بنابراین به شما پیشنهاد می‌کنم مقاله انواع دستگاه های حضور غیاب را بخوانید.

در این راستا، مطالبی را مورد بررسی قرار داده‌ایم تا به شیوه‌ها و روش‌های ثبت و تخلیه اطلاعات در دستگاه حضور و غیاب پرداخته باشیم. این دستگاه‌ها عموماً با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته، اطلاعات ورود و خروج کارکنان را به دقت ثبت می‌کنند. سپس با اجرای فرآیندهای مشخصی، این اطلاعات تخلیه می‌شوند.

بدین ترتیب، ما تلاش کرده‌ایم تا به صورت دقیق و مفصل، چگونگی عملکرد دستگاه حضور و غیاب و نیز فرآیند تخلیه اطلاعات را تبیین نماییم. این تحلیل به تمامی اندازه‌ها و ابعاد این موضوع پرداخته و به خوانندگان اطلاعات مفیدی را ارائه می‌دهد.

دستگاه حضور و غیاب چیست؟

دستگاه حضور و غیاب به عنوان یک ابزار ثبت ورود و خروج افراد، زمان‌های حضور و غیاب و دستگاه ثبت ساعت مشهور است. این وسیله یک وسیله الکترونیکی است که به روش‌های متعددی ورود و خروج کارکنان را ثبت نموده و این اطلاعات را در حافظه خود ذخیره می‌کند. این اطلاعات به طور اساسی برای محاسبه کارکرد و حقوق و دستمزد پرسنل به کار می‌روند. عملاً دستگاه حضور و غیاب بخشی از سامانه حضور و غیاب را تشکیل می‌دهد، که به همراه یک نرم‌افزار، اطلاعات ورود و خروج پرسنل را جمع‌آوری و پس از انجام پردازش‌های لازم، گزارش‌های کاربردی را برای کارفرما ارائه می‌کند. از آنجاییکه دستگاه‌های حضور و غیاب از تنوع بالایی برخوردار هستند، دارای مزایای متنوعی هم می‌باشند. بنابراین برای خرید این دستگاه‌ها بایدبا مزایای آن‌ها آشنا باشیم. بنابراین پیشنهاد میکنم مقاله مزایای سیستم های حضور و غیاب را بخوانید.

انواع دستگاه حضور و غیاب

دستگاه‌های ساعت زنی یا همان حضور و غیاب در انواع مختلف و متعددی عرضه می‌گردند، که مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند:

• کارتی
• اثر انگشت
• تشخیص چهره
• تشخیص عنبیه
• اسکن کف دست

نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب

روش عمل دستگاه حضور و غیاب و تخلیه اطلاعات از تنظیمات خاصی بهره می‌گیرد. در این مرحله، پیکربندی‌های لازم را روی دستگاه اعمال نمایید. پس از اعمال تنظیمات، مراحلی را جهت ثبت تردد فراهم می‌کند.

در مرحله بعد، کاربران با وارد کردن اطلاعات خود به دستگاه، ساعت زنی را آغاز می‌کنند. این مرحله از اهمیت خاصی برخوردار می‌باشد زیرا از طریق ثبت دقیق زمان ورود و خروج، اطلاعات دقیقی جهت پردازش فراهم می‌گردد.

پس از این مرحله، دستگاه تخلیه اطلاعات تردد را دریافت کرده و آن‌ها را به نرم‌افزار مرتبط منتقل می‌نماید. این مرحله حیاتی بوده و امکان تجمیع و تحلیل داده‌ها را برای ارزیابی حضور و غیاب فراهم می‌آورد.

در پایان، نرم‌افزار با استفاده از اطلاعات ارسالی از دستگاه، افراد مختلف را به صورت دقیق شناسایی کرده و گزارش‌ها و آمارهای مرتبط با حضور و غیاب را تهیه می‌نماید. این روش به دستگاه حضور و غیاب امکان می‌دهد تا به نحوی دقیق و کارآمد، ترتیبات حضور و غیاب در محیط کاری را اجرا نماید.

انجام تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

به منظور آغاز کار با دستگاه حضور و غیاب، ارتباطی که به نوعی بر تنظیمات این دستگاه تأثیر می‌گذارد، بسیار مهم است. در این راستا، افزون بر بحث تخلیه اطلاعات که از آن به طور مداوم استفاده می‌شود، مقتضی است که مراحل زیر را به دقت رعایت نمایید:

1. تنظیم صحیح تاریخ و ساعت دستگاه: به منظور برخورداری از کارکردی صحیح، اطمینان حاصل فرمایید که تاریخ و ساعت دستگاه به نحو صحیح و با رعایت اصول تنظیم گردیده باشد.
2. تعریف یک کاربر به عنوان مدیر: یکی از مراحل حیاتی قبل از آغاز به کار با دستگاه حضور و غیاب، تعیین یک کاربر به عنوان مدیر است. این تدبیر باعث جلوگیری از این موضوع می‌شود که اشخاص غیرمجاز به منوها و تنظیمات دستگاه دسترسی نیابند.
3. تهیه لیست پرسنل و تخصیص شماره پرسنلی: ابتدا باید یک لیست کامل از پرسنل تهیه نموده و به هر فرد یک شماره پرسنلی مناسب اختصاص داده شود. این اقدام مفید، به شناسایی دقیق‌تر و سریع‌تر افراد کمک خواهد کرد.
4. معرفی و شناسایی کاربران: در این مرحله، به معرفی و تشخیص هویت افراد پرداخته می‌شود. ابتدا به منوی مربوط به کاربران وارد شده و گزینه «کاربر جدید» را انتخاب نموده و نوع شناسایی مورد نظر نظیر کارت، انگشت یا چهره را انتخاب کنید. سپس شماره پرسنلی را به ترتیب وارد نموده و با توجه به دستورالعمل‌های دستگاه، اطلاعات شناسایی مورد نیاز را وارد نمایید.

از شما خواهش می‌کنیم که در هر یک از مراحل فوق دقت کافی را به خرج دهید تا دستگاه حضور و غیاب به بهترین شکل ممکن و با دقت بالا عمل نماید. تخلیه اطلاعات به عنوان عاملی کلیدی در این فرآیند، به منظور حفظ دقت و صحت اطلاعات، به طور مکرر در این فرآیند به کار می‌رود.

چگونگی معرفی کاربران بر روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

روش انجام معرفی کاربران بر روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک با استفاده از عبارت تخلیه اطلاعات به صورت مکرر عنوان می‌شود. در زیر، نحوه‌ی اجرای این فرآیند با دقت و کیفیت تشریح شده است:

در زمان مورد نیاز برای افراد به تخلیه اطلاعات در دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، فرآیند معرفی کاربران اجرا می‌گردد. این فرآیند که به عنوان «ثبت نام کاربر» یا «Enrollment» شناخته می‌شود، مراحل زیر را شامل می‌شود:

ثبت اطلاعات بیومتریکی:

ابتدا، فرد باید اطلاعات بیومتریکی خود را در دستگاه ثبت کند. این اطلاعات می‌تواند شامل اثر انگشت یا ویژگی‌های چهره باشد. فرد مورد نظر انگشت خود را روی سنسور اثر انگشت قرار می‌دهد یا رو به دوربین تشخیص چهره می‌ایستد.

یافتن ویژگی‌های منحصر به فرد:

دستگاه با استفاده از سنسور اثر انگشت یا دوربین تشخیص چهره، ویژگی‌های منحصر به فرد، فرد را شناسایی می‌کند. این ویژگی‌ها به عنوان نقاطی از اطلاعات بیومتریکی معرف فرد به دستگاه ارسال می‌شوند.

سوئیچ ویژگی‌های یافت شده به الگو و کد:

پس از یافتن ویژگی‌های منحصر به فرد، دستگاه این اطلاعات را به الگوها و کدهای خاصی تبدیل می‌کند. این الگوها و کدها برای تشخیص و تطابق اطلاعات در آینده استفاده می‌شوند.

ذخیره کردن الگوها در حافظه‌های سیستم:

در این مرحله، الگوها و کدهای تولید شده از ویژگی‌های بیومتریکی فرد در حافظه‌های دستگاه ذخیره می‌شوند. این حافظه‌ها به منظور مقایسه و تطابق در آینده برای حضور و غیاب افراد به کار می‌روند.

با انجام این مراحل دقیق و دستیابی به الگوهای بیومتریکی، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک آماده‌ی تشخیص و ثبت حضور و غیاب افراد در آینده می‌شود. این فرآیند مطابق با تکنولوژی‌های پیشرفته‌ی بیومتریک، امنیت بالا و دقت مناسب را به همراه دارد. سیستم‌های بیومتریک از ویژگی‌های خاص و منحصر به فردی برخوردار هستند. بنابراین برای انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای مجموعه خود باید با این سیستم‌ها آشنا شوید. پس مقاله بررسی چگونگی کارکرد سیستم بیومتریک را حتما مطالعه کنید.

مراحل ثبت تردد در دستگاه‌های بیومتریک

مراحل ثبت تردد در دستگاه‌های بیومتریک با تمرکز بر تخلیه اطلاعات، یک روند دقیق است که در ادامه به تشریح آن می‌پردازیم.

پس از انجام تنظیمات ابتدایی و معرفی کاربران در دستگاه حضور و غیاب، مرحله‌ی بعدی تحت عنوان ثبت تردد آغاز می‌شود.

در ابتدا، در مرحله اول، از دوربین یا سنسور دستگاه برای اسکن و تشخیص شناسه بیومتریک فرد استفاده می‌شود. این فرآیند انجام می‌شود تا تصویر دقیقی از شناسه بیومتریک ایجاد گردد.

پس از اتمام عملیات اسکن، تصاویر به وسیله نرم‌افزارهای داخلی مرتبط مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند. در این مرحله، ویژگی‌های مختصری از شناسه بیومتریک استخراج می‌شوند. این ویژگی‌ها می‌توانند شامل الگوهای خاصی از اطلاعات بیومتریک باشند که به تشخیص فرد کمک می‌کنند.

مرحله آخر این فرآیند مرتبط با مقایسه و تطبیق ویژگی‌های استخراج شده با الگوهایی است که قبلتر در حافظه دستگاه ذخیره شده‌اند. در صورتی که تطابقی بین ویژگی‌ها و الگوها وجود داشته باشد، فرد شناسایی شده و تردد او ثبت می‌شود.

در نتیجه، فرآیند ثبت تردد در دستگاه‌های بیومتریک با تکرار عملیات تخلیه اطلاعات، از طریق تشخیص شناسه بیومتریک، استخراج ویژگی‌های مختصر، و مقایسه با الگوهای ذخیره شده، به اتمام می‌رسد. این روند دقیق و موثر، در انتظام و ثبات سامانه‌های حضور و غیاب ارزشمند و ضروری می‌باشد.

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب

انتقال داده‌های ثبت ورود و خروج به دستگاه حضور و غیاب، عملی اساسی را انجام می‌دهد. در واقع، این فرآیند اطلاعات ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب را به نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب منتقل می‌کند، تا امکان گزارش‌گیری بهینه و سریع از آن به اجرا درآید.

در جزئیات این روند، دستگاه حضور و غیاب دارای فضایی جهت ذخیره‌سازی داده‌های تردد می‌باشد. بنابراین، تخلیه اطلاعات آن در فواصل زمانی مشخصی انجام می‌گیرد. این اقدام ضروری است زیرا هر روز ترددهای کارکنان به صورت خودکار در حافظه دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌شود. هر دستگاه، ظرفیت خاص خود برای ذخیره داده‌ها دارد که این داده‌ها باید به نحوی موثر به نرم‌افزار حضور و غیاب منتقل شوند تا امکان دسترسی آسان به گزارش‌های موردنظر تسهیل شود.

تجهیزات مورد نیاز در تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب

برای انجام عملیات تخلیه اطلاعات، ضروری است تا از اصطلاح تخلیه اطلاعات استفاده شود، بدین ترتیب که اطلاعات موردنظر به طور دقیق و مفصل منتقل گردد. این اقدام از جمله پروسه‌های بسیار حیاتی در یک محیط پویا و سازمانی محسوب می‌شود.

در این راستا، برای انجام عملیات تخلیه اطلاعات به تجهیزات خاصی نیاز است که در دستگاه حضور و غیاب مورد استفاده قرار می‌گیرند. این دستگاه باید قادر باشد تا به وسیله یک کامپیوتر یا دستگاه مشابه، با استفاده از نرم‌افزار مخصوص حضور و غیاب، به‌طور مستقیم و پیوسته ارتباط برقرار کند. ارتباط بین این دستگاه و کامپیوتر عمدتا از طریق واسط‌های متنوعی انجام می‌پذیرد؛ به عنوان مثال از طریق اتصالات USB، اتصال به شبکه‌های وای‌فای، یا از طریق اتصالات شبکه‌ای سیمی.

پس از ایجاد اتصال مستقیم، اطلاعات مربوطه از دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر منتقل خواهد شد. در این مرحله، امکان انتقال اطلاعات به وسیله هر یک از روش‌های نامبرده فراهم می‌شود. این اطلاعات شامل جزئیات دقیقی از ترددها، فراموشی‌ها، ماموریت‌ها و مرخصی‌ها می‌شود که در دستگاه حضور و غیاب ثبت گردیده است.

بعد از اتمام انتقال اطلاعات، مراحل بعدی آغاز می‌شود. اصلاحاتی نظیر حذف ترددهای تکراری، ثبت ترددهای به‌صورت اشتباه فراموش‌شده، ثبت ماموریت‌ها و مرخصی‌های جدید وارد دستور کار خواهد شد. این فرآیند، اطمینان از دقت و کامل بودن اطلاعات را در پی دارد.

در نهایت، پس از انجام تمامی مراحل، اطلاعات به‌دست‌آمده در اختیار مدیریت یا مسئولین قرار خواهد گرفت. این اطلاعات می‌توانند به عنوان ابزاری مؤثر در فرآیندهای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.

به این ترتیب، تخلیه اطلاعات به عنوان یک عملیات حیاتی و ضروری، با استفاده از تجهیزات مناسب و با روش‌های مشخص، انجام می‌پذیرد و نقش مهمی در بهبود فرآیندهای سازمانی ایفا می‌کند.