بعد از خرید دستگاه حضور و غیاب، یکی از اقدامات مهم برای بهره‌برداری از دستگاه، نصب و راه اندازی دستگاه می باشد. بدون شک، مراحل نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب بایستی به صورت کامل و درست انجام شود.
به دلیل اهمیت چشم‌گیری که دستگاه های حضور و غیاب در بهینه‌سازی فرآیندها و مدیریت منابع انسانی دارند، ضروری است که نحوه عملکرد و استفاده از آنها را به طور کامل فهمیده و اجرا کنید. این تسلط نه تنها به بهبود عملکرد شما واحد سازمانی کمک می‌کند، بلکه به بهره‌وری و انطباق بهتر با نیازهای کسب و کار نیز کمک خواهد کرد.
شرکت مهرپویان کهکشان رایانه با نام تجاری مهرکیا و برند نرم افزار حضور و غیاب ویسمن در زمینه تولید و ارائه سیستم‌های یکپارچه کنترل تردد، دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد با بهره‌گیری از دانش بالای تیم خود فعالیت می کند و تاکنون موفق به فروش محصولات و ارائه خدمات با کیفیت به بیش از هفت هزار مجموعه بوده است.
تیم فنی مهرکیا با تجربه و تخصص بالا، خدمات نصب و راه‌اندازی دستگاه های حضور و غیاب را به صورت رایگان ارائه می‌دهد. این تیم با دقت و سرعت، تمامی مراحل نصب را انجام داده و آموزش‌های لازم را به کارکنان شما ارائه می‌دهند تا بتوانید به بهترین نحو از دستگاه‌ها استفاده کنید.
اهمیت آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب
در هنگام نصب، باید به کاربران توضیح داده شود که چگونه از دستگاه استفاده کنند و در صورت بروز هر گونه مشکل، چطور آن را برطرف کنند. این آموزش‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است، اما متاسفانه اغلب کاربران به آنها توجه کافی نمی‌کنند.
پیش از آغاز جلسه‌ی نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب، ضروری است که یک سری شرایط از سوی شرکت به طور کامل رعایت شوند. در صورتی که این شرایط به نحو مناسب ارتقا نیابند، ممکن است منجر به لغو جلسه گردد یا در برخی موارد، نصب دستگاه به طور کامل انجام نپذیرد.
این شرکت موظف است تا این موارد و بایدهای مربوط به دستگاه حضور و غیاب را به اطلاع خریداران خود برساند. در ادامه، لیستی از بایدها و اقداماتی که فروشنده و خریدار موظف به انجام آنها می‌باشند، ذکر می‌گردد.
آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب توسط کارشناس
شرکت‌ها یا فروشندگان دستگاه‌های حضور و غیاب، بایستی با تعیین زمان مناسب برای آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب،یک کارشناس یا متخصص با تجربه را برای انجام وظایف نصب و آموزش به محل خریدار ارسال نمایند. این کارشناسان باید دارای تسلط کامل بر عملکرد دستگاه‌های حضور و غیاب باشند و توانایی انتقال اطلاعات به آسانی را داشته باشند.
آگاهی کامل از مشخصات فنی و عملکرد دستگاه حضور و غیاب، همچنین توانایی ارائه آموزش‌های لازم به مشتریان، از جمله عوامل اساسی برای اجرای موفقیت‌آمیز راه اندازی دستگاه حضور و غیاب می‌باشد.
کارشناس فروش بایستی محل نصب این دستگاه‌ها را با دقت بررسی نمایند و نیازمندی های مورد نیاز برای نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب را به خریدار اعلام کنند.
همانطور که پیش‌تر نیز اشاره شد، انجام مسئولیت های مرتبط با نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب از وظایف مهم کارشناس فروش است. برای انجام این کار ، لازم است تکنسین‌ها به موارد زیر توجه کنند:
دستگاه حضور و غیاب مناسب برای یک مجموعه چه معیارهایی باید داشته باشد؟
تسلط به عملکرد دستگاه:
اصولاً تکنسین مسئول برای نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب باید دقیقاً با عملکرد و نحوه استفاده از دستگاه و نرم‌افزار مرتبط آشنا باشد. این تسلط و آمادگی کامل باعث اعتماد کاربران به تکنسین می‌شود و اطمینان حاصل می‌کند که نصب به درستی انجام می‌شود.
انتقال آموزش‌ها به کاربر:
یکی از وظایف اساسی تکنسین‌ها پس از نصب دستگاه، انتقال آموزش‌های لازم به کاربران است. این آموزش‌ها باید به‌طور کامل و قابل فهم به کاربران ارائه شود تا آنها بتوانند به راحتی از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند.
آشنایی با تنظیمات ویندوز شبکه:
تکنسین‌های نصب باید دارای اطلاعات کافی در زمینه تنظیمات ویندوز شبکه باشند. این اطلاعات به آنها کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات یا اختلالات در دستگاه، به سرعت به رفع آنها بپردازند.
تجهیزات نصب و راه‌اندازی:
یکی از مسئولیت‌های تکنسین دستگاه حضور و غیاب، حمل و نقل تمام تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز برای نصب دستگاه به محل نصب می‌باشد. این ابزارها شامل انواع ابزارهای دستی مانند دریل، پیچ‌گوشتی، پیچ و رولپلاک، کاتر، انبردست، دم باریک و موارد مشابه است.
نسخه‌های پشتیبان نرم‌افزارها:
توصیه می‌شود که تکنسین‌ها کپی‌های پشتیبان از نرم‌افزارهای مرتبط با دستگاه حضور و غیاب داشته باشند. این کپی‌ها می‌توانند در صورت بروز مشکلات در سورس‌های نرم‌افزاری بهره‌وری بیشتری را برای تکنسین‌ها فراهم کنند. در صورت نیاز به تعویق یا لغو جلسات نصب و آموزش کارآمدی داشته باشند. نرم افزارهای حضور و غیاب دارای ویژگی‌های منحصربه فردی می‌باشند که باید با آنها آشنایی داشته باشیم. بنابراین به شما پیشنهاد میکنم مقاله نرم افزار حضور غیاب و حقوق و دستمزد را بخوانید.
وظایف خریدار دستگاه حضور و غیاب
فراتر از نقش تکنسین و فروشنده، خریدار نیز مکلف است که در مراحل نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب نقش موثری داشته باشد. این وظایف، به شرح زیر هستند:
در ابتدا، خریدار باید با دقت محل مناسب برای نصب دستگاه حضور و غیاب را انتخاب نماید. این محل باید از جهت امکانات و محیط مناسبی برخوردار باشد. در واقع، این محل باید به گونه‌ای باشد که شرایط سربستگی را داشته باشد و از تابش نور خورشید و تأثیرات باران و باد محافظت شده باشد.
ضروری است که خریدار پیش از نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب، یک پریز مناسب برای تامین برق دستگاه در نظر بگیرد. تأمین برق از طریق راه‌های غیرمجاز می‌تواند به مشکلات جدی منجر شود. همچنین، اطمینان حاصل شود که کامپیوترهای لازم برای تعامل با دستگاه حضور و غیاب آماده و قابل استفاده باشند.
نکته:
فراهم نمودن یک محیط آرام و بی‌صدا برای جلسات آموزشی نیز از جمله وظایف خریدار است. این امر باعث افزایش کارایی آموزش‌ها و تسهیل فرآیند نصب و آشنایی با دستگاه‌ها می‌گردد.
قبل از حضور تکنسین برای نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب، خریدار موظف به بررسی سلامت درایوهای نوری و پورت‌های USB در کامپیوترهای مرتبط است. این اقدام به جلوگیری از مشکلات احتمالی مرتبط با این اجزا کمک خواهد کرد.
لازم به ذکر است که حداقل دو نفر از کاربران باید در جلسات آموزشی و نصب دستگاه حضور داشته باشند. در این صورت تا از اطلاعات لازم برخوردار شده و عملکرد دستگاه به درستی فهمیده شود.
بعد از نصب، توصیه می‌شود که خریدار در حضور کارشناس با سیستم کار کند. در این صورت هر گونه ابهام یا مشکل را بلافاصله گزارش و اقدام لازم را برای رفع آن انجام دهد.
مکان مناسب جهت نصب دستگاه حضور و غیاب
انتخاب مکان مناسب برای نصب دستگاه حضور و غیاب، اهمیت ویژه‌ای دارد. در این راستا، چهار انتخاب مهم برای نصب دستگاه حضور و غیاب پیشنهاد می شود:
- نصب بر روی دستگاه استند و پایه: در این روش، دستگاه بر روی استند یا پایه‌ای قرار می‌گیرد که به عنوان یک نقطه مرجع ثابت عمل می‌کند. این روش به ویژه در مکان‌های با جریان حرکت متناوب کارکنان مناسب است.
- نصب دیواری: این یکی از روش‌های معمول و امن برای نصب دستگاه حضور و غیاب است. با نصب دیواری، دستگاه به طور محکم بر روی دیوار نصب می‌شود و به صورت ثابت در مکان خود قرار می‌گیرد.
- قرار گیری بر روی میز کار: در برخی موارد، ممکن است دستگاه حضور و غیاب بر روی میز کار کارمندان قرار بگیرد. این انتخاب مناسبی است اگر محل کار فضای محدودی دارد یا نیاز به دسترسی سریع به دستگاه وجود دارد.
- استفاده به صورت سیار و قابل حمل و نقل در همه مکان‌ها: در برخی موارد، نیاز به انتقال دستگاه حضور و غیاب به مکان‌های مختلف وجود دارد. به منظور پاسخگویی به این نیاز، از دستگاه‌های قابل حمل استفاده می‌شود که می‌توان آنها را به سرعت و سهولت به مکان‌های مختلف منتقل کرد.
نکات قابل ارائه در جلسات آموزش نصب و راه اندازی دستگاه
در جلسات آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب نکات زیر مورد توجه قرار می‌گیرند:
- ارائه مشخصات دستگاه حضور و غیاب: در این بخش، توضیحات دقیقی شامل تعریف کاربر و ویژگی‌های دستگاه نظیر ظرفیت ذخیره‌سازی ترددها، عملکرد صفحه کلید، پورت‌ها، اتصالات برقی و باتری و سایر موارد مرتبط داده می‌شود.
- راه اندازی دستگاه حضور و غیاب: روش‌های راه اندازی دستگاه به طور دقیق تشریح می‌شوند تا کاربران بدون ابهامی این عملیات را انجام دهند.
- ثبت نام کاربر: در این مرحله، نحوه ثبت نام کاربران با استفاده از اثر انگشت، تشخیص چهره و تطبیق با کف دست مورد آموزش قرار می‌گیرد.
- ثبت ورود و خروج: فرآیند ثبت ورود و خروج بستگی به نوع دستگاه (از طریق کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره) آموزش داده می‌شود.
- ارتباط با دستگاه حضور و غیاب: نحوه برقراری ارتباط با دستگاه و تبادل اطلاعات با آن توضیح داده می‌شود.
- توضیح نرم‌افزار: نکات مرتبط با نرم‌افزار حضور و غیاب به شکل دقیقی به خریدار توضیح داده می‌شود.
- تست موارد آموزش داده شده: در پایان جلسه، میزان درک کاربران از مطالب آموزش داده‌شده در حضور آنها مورد تست قرار می‌گیرد.