بعد از خرید دستگاه حضور و غیاب، یکی از مهمترین نکات در استفاده از آنها، نصب و راه اندازی می‌باشد. هر کدام از فروشندگان و خریداران باید به این مراحل توجه ویژه‌ای داشته باشند. اصولاً شرکتهای عرضه کننده، دستگاه حضور و غیاب سیستم‌های فروخته شده خود را به صورت رایگان در محل نصب می‌کنند. به دلیل فعالیت چند ساله‌ای که در قسمت پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب داشتیم، قصد ارائه توضیحاتی در زمینه نصب و راه اندازی دستگاه حضور غیاب به شما را داریم. این نکات و موارد شاید به ظاهر ساده باشد. اما از مهمی به حساب می‌آیند که باید به آن توجه شود.
علت اهمیت آموزش نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب
همانطور که در ابتدای محتوا اشاره کردیم، نصب، راه اندازی و آموزش در این زمینه بسیار حیاتی و حساس به حساب می‌آید. حال اگر این مرحله به شکل اصولی صورت نگیرد، مشکلات بزرگ و متعددی را به دنبال خواهد داشت. هنگام نصب به کاربران نحوه استفاده و رفع مشکل دستگاه آموزش داده می‌شود. در بسیاری مواقع کاربران به این آموزش‌ها اهمیت آنچنانی نمی‌دهند و هزینه‌های مجددی جهت آموزش بر دوش شرکت می‌اندازند. پس به شما پیشنهاد می‌شود که جلسات آموزشی را جدی گرفته و آنها را به خاطر بسپارید. به دلیل نقش مهمی که اتوماسیون‌های ثبت تردد در کسب و کارها دارند، باید نحوه عملکرد آنها را به خوبی فرا گیرید.
بایدهای راه اندازی دستگاه حضور و غیاب
قبل از شروع جلسه‌ی نصب و آموزش دستگاه حضور و غیاب، یکسری شرایط از سوی شرکت باید به صورت کامل انجام گردد. در صورتی که این شرایط مهیا نباشد، موجب لغو جلسه خواهد شد یا اینکه نصب به صورت کامل انجام نمی‌شود. شرکت باید این موارد و بایدهای دستگاه حضور و غیاب را به اطلاع خریداران برساند. در ادامه بایدها و اقداماتی که فروشنده و خریدار ملزم به انجام آن هستند را به شما ارائه می‌دهیم.
انجام وظایف مربوطه توسط فروشنده در نصب دستگاه حضور و غیاب
فروشنده یا شرکتهای فروش دستگاه‌های حضور و غیاب، محل نصب دستگاه مشتری را بررسی کرده و موارد مورد نیاز در نصب را به خریدار اعلام می‌کنند. زمان مورد نظر برای نصب و آموزش هم باید در نظر گرفته شود و به اطلاع خریدار برسد. شرکتهای عرضه اتوماسیون‌های ثبت تردد موظف هستند که یک کارشناس یا متخصص با دانش کافی را برای نصب و آموزش سیستم در محل خریدار بفرستند. هر کدام از این کارشناسان و تکنسین‌های نصب باید بر نحوه عملکرد سیستم‌های حضور و غیاب، تسلط و علم کافی داشته باشند و به راحتی آن را انتقال دهند.
انجام مسئولیت‌های مربوط به تکنسین( کارشناس) نصب و آموزش
در قسمت پیش در مورد مسئولیت و وظایف فروشنده یا شرکتهای عرضه سیستم‌های ساعت زنی صحبت کردیم. حالا باید بدانیم تکنسین‌ها باید چه مراحلی را پیش ببرند.
- شخصِ مسئول در نصب و آموزش دستگاه باید حتما تسلط و آمادگی کامل در نحوه عملکرد دستگاه و نرم افزار آن داشته باشد.
- انتقال آموزش‌های لازم به کاربر، از دیگر وظایف متخصصان این سیستم به حساب می‌آید تا کاربر به راحتی بتواند دستگاه را به راه بیاندازد.
- تکنسین‌های نصب باید در حوزه ویندوزِ شبکه و تنظیمات آن اطلاعات لازم را داشته باشند تا به راحتی بتوانند به رفع مشکل دستگاه بپردازند.
- نصاب یا تکنسین دستگاه حضور و غیاب باید تمام تجهیزات و ابزارهای مورد نیاز برای نصب و راه اندازی دستگاه را به محل نصب برساند. این ابزار شامل: دریل، انواع پیچ گوشتی، پیچ و رولپلاک، کاتر، انبردست، دم باریک و غیره می‌باشد.
- اصولا به تکنسین‌ها توصیه می‌گردد که از نرم افزارها یک کپی اضافه داشته باشند، تا بتوانند به کمک آنها بشتابد. به عنوان مثال به علت مشکل در سورس‌های نرم افزارها ممکن است جلسه نصب و آموزش کنسل گردد یا به تعویق افتد. در این حالت می‌توان از کپی‌ها بهره برد.
انجام وظایف مربوط به خریدار
علاوه بر تکنسین و فروشنده، خریدار هم باید یکسری امورات لازم را در نصب و آموزش دستگاه‌های ثبت تردد انجام دهد. این امورات به شرح ذیل هستند.
- در وهله اول خریدار باید مکانی که جهت نصب دستگاه مناسب است را در نظر بگیرد. مکان باید محیط سربسته بوده و دور از تابش نور خورشید و باد و باران باشد.
- بستر و سطوح ارتباط با دستگاه حضور غیاب توسط خریدار آماده گردد.
- خریدار باید یک پریز مناسب در نظر گرفته باشد، زیرا نصب دستگاه به سه راهی برق امری اشتباه است.
- کامپیوترهای مورد نیاز برای دستگاه حضور و غیاب هم در نظر گرفته شده و آماده شود.
- در نظر گرفتن و مهیا کردن یک محیط ساکت و آرام برای جلسه‌های آموزشی از دیگر وظایف خریدار به حساب می‌آید.
- قبل از حضور تکنسین، شخص خریدار باید از سلامت درایوهای نوری و پورت usb اطمینان حاصل نماید.
- حضور دو نفر از کاربران جهت دریافت آموزش‌های نصب و عملکرد دستگاه مورد نیاز است.
- پس از نصب دستگاه، بهتر است هرچه سریعتر با سیستم کار کنید تا ابهامات و مشکلات خود را به وسیله پشتیبانی مرتفع نمایید.
مکان مناسب جهت نصب دستگاه حضور و غیاب
یک دستگاه حضور و غیاب را می‌توان به چهار طریق یا در چهار مکان نصب کرد. این مکان‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- نصب بر روی دستگاه استند و پایه
- نصب دیواری (جز رایج‌ترین و مطمئن‌ترین روش‌ها به حساب می‌آید)
- قرار گیری بر روی میز کار
- استفاده به صورت سیار و قابل حمل و نقل در همه مکان‌ها
مطالب و نکات قابل ارائه در جلسات آموزش
در جلسات آموزش مطالب و نکاتی ارائه می‌شود که وجود این مطالب راهگشا بوده و به کمک کاربران می‌آید. در ادامه مطلب به این نکات اشاره می‌کنیم.
- ارائه مشخصات کامل و بدون عیب و نقص در مورد دستگاه ( تعریف کاربر، ظرفیت‌های ذخیره سازی تردد، عملکرد صفحه کلید، پورت ها، اتصال برق و باتری و غیره)
- نحوه خاموش و روشن کردن دستگاه
- آموزش نحوه‌ی ثبت نام کاربر از قبیل اثر انگشت، چهره و کف دست
- آموزش ثبت ورود و خروج با کارت، اثر انگشت، چهره و کف دست (هر کدام که روی دستگاه اعمال می‌گردد)
- آموزش نحوه برقراری ارتباط با دستگاه حضور و غیاب و تبادل اطلاعات با آن
- توضیح کامل نرم افزار حضور و غیاب به خریدار
- تست موارد و نکات آموزش داده شده در حضور کاربر
انواع دستگاه های حضور و غیاب با قیمت های مختلف؛ جهت اطلاع از قیمت انواع دستگاه، اینجا را کلیک نمایید.